De qué depende el precio de automatizar una pyme

Una automatización simple — sincronizar datos entre dos herramientas, generar un documento estándar, extraer datos de facturas — suele moverse entre 1.500 € y 4.000 €. Un sistema que conecta cinco herramientas con lógica de decisión puede multiplicar esa cifra por cinco o por diez. No hay un precio de tarifa: hay un precio por proyecto.

Por eso, cuando alguien te da una cifra sin haber mirado cómo trabajas, esa cifra no significa nada. Es como pedir presupuesto de una reforma por teléfono sin que nadie haya visto la casa.

Lo que mueve el precio no es la marca de la herramienta, es la complejidad de tu proceso: cuántos sistemas hay que conectar, cuántas excepciones tiene ('salvo cuando el cliente es de fuera', 'menos en agosto'), y cuánto hay que ordenar antes de poder automatizar nada.

Un proceso limpio y repetitivo es barato de automatizar. Un proceso lleno de casos especiales que solo tú conoces cuesta más, porque medio proyecto es ponerlo en orden.

Un presupuesto honesto separa las partes: diagnóstico, construcción, pruebas, puesta en marcha, formación y mantenimiento. Cada una con su coste, y los recurrentes (el mantenimiento, las licencias) marcados como lo que son: gastos que se repiten cada mes.

Lo que no deberías pagar es humo: funciones que no vas a usar, integraciones 'por si acaso', o un mantenimiento caro para algo que casi no cambia. Parte de un buen diagnóstico es recortar el proyecto a lo que de verdad te ahorra tiempo.

La cuenta es sencilla: cuántas horas al mes te ahorra, por lo que te cuesta esa hora, frente a lo que pagas. Cuando el proceso está bien elegido, la inversión suele recuperarse en pocos meses. Puedes hacer esa cuenta con tus propios números en nuestra calculadora de ahorro antes de pedir presupuesto a nadie.